Jak spočítat hodinovou sazbu OSVČ

Hodinovou sazbu OSVČ spočítáš tak, že celkovou částku, kterou musí tvoje podnikání za měsíc pokrýt, vydělíš počtem hodin, které můžeš skutečně vyfakturovat zákazníkům. Do potřebné částky patří peníze na vlastní život, provoz podnikání, odvody, nepravidelné výdaje, obnova vybavení, rezervy a prostor pro rozvoj. Z pracovní doby je naopak potřeba odečíst administrativu, nabídky, marketing, přípravu, neplacenou komunikaci, dovolenou, nemoc a další čas, za který ti zákazník přímo neplatí.

Nejčastější chyba vzniká ve chvíli, kdy člověk svoji požadovanou částku vydělí 160 pracovními hodinami. Tolik hodin sice může být během měsíce v práci, ale jen část z nich dokáže skutečně prodat. Výsledkem výpočtu proto není automaticky konečná cena pro zákazníka. Je to tvůj ekonomický základ, pod který by ses dlouhodobě neměl dostávat. V článku projdeme celý postup a ukážeme si ho na modelu samostatně žijící specialistky v nájmu v Praze.

Základní vzorec hodinové sazby

Samotný vzorec je jednoduchý:

Částka, kterou musí podnikání měsíčně pokrýt ÷ skutečně fakturovatelné hodiny = potřebná hodinová sazba

Složité není dělení. Složité je poctivě určit obě hodnoty.

Potřebuješ vědět:

1. Kolik peněz musí tvoje podnikání měsíčně přinést.
2. Kolik hodin můžeš během měsíce opravdu prodat zákazníkům.

Když jednu z těchto hodnot podceníš, vyjde ti sazba, která může vypadat přijatelně, ale v běžném provozu nebude fungovat.

Proč nestačí požadovaný příjem vydělit 160 hodinami

Představa 160 hodin vychází z dvaceti pracovních dní po osmi hodinách.

Jenže OSVČ obvykle netráví celou pracovní dobu placenou prací pro zákazníky. Část měsíce zabere například:

• příprava nabídek a nacenění,
• domlouvání zakázek,
• administrativa,
• fakturace a podklady pro účetnictví,
• marketing a získávání zákazníků,
• vzdělávání,
• péče o vlastní web a nabídku,
• příprava před samotnou zakázkou,
• komunikace, kterou neúčtuješ zvlášť,
• servis vybavení a další provozní práce.

Do roční kapacity se navíc promítá dovolená, nemoc, svátky, zrušené zakázky nebo období, kdy není práce rovnoměrně rozložená.

Grafik, který pracuje na dlouhodobém projektu, může mít jinou fakturovatelnou kapacitu než fotograf, řemeslník, konzultant nebo člověk, který každý týden shání nové menší zakázky.

Univerzální počet fakturovatelných hodin proto neexistuje. Potřebuješ spočítat vlastní realitu.

Krok 1: Spočítej, kolik musí podnikání měsíčně pokrýt

Začni částkou, kterou potřebuješ dostat z podnikání pro svůj osobní život.

Nejde jen o peníze na nájem a jídlo. Pokud chceš podnikat dlouhodobě, musíš počítat také s běžnými výdaji, volnem, osobní rezervou a životem mimo práci.

Tvoje osobní potřeba

Patří sem například:

• bydlení,
• energie,
• jídlo,
• doprava,
• pojištění,
• splátky,
• péče o rodinu,
• běžné osobní výdaje,
• dovolená a volný čas,
• osobní rezerva.

Pokud domácnost financuje více lidí, počítej pouze část, kterou potřebuješ pokrýt ze svého podnikání.

Náklady podnikání

Dále sečti pravidelné výdaje spojené s podnikáním:

• software a licence,
• telefon a internet,
• účetní služby,
• pracovní prostor,
• doprava,
• marketing,
• pojištění,
• externí spolupracovníci,
• vybavení a provoz.

Nezapomeň na režii. To jsou společné náklady, které nejdou jednoduše přiřadit k jedné konkrétní zakázce, přesto je musí zaplatit tvoje podnikání.

Nepravidelné výdaje

Velká část nákladů nechodí každý měsíc.

Typicky jde o:

• roční předplatné,
• pojištění,
• servis auta,
• opravy,
• obnovu počítače nebo nářadí,
• profesní členství,
• školení,
• větší marketingové výdaje,
• plánované investice.

Roční platbu ve výši 24 000 Kč není dobré řešit až v měsíci, kdy přijde faktura. Pro výpočet sazby ji můžeš rozpočítat na 2 000 Kč měsíčně.

Tím si průběžně vytváříš částku, ze které bude výdaj později zaplacen.

Odvody a daně

Do výpočtu musí vstoupit také sociální a zdravotní pojištění a daňová povinnost.

Jedna univerzální částka pro všechny OSVČ neexistuje. Záleží například na tom:

• zda jde o hlavní nebo vedlejší činnost,
• jaký používáš daňový režim,
• zda uplatňuješ skutečné nebo paušální výdaje,
• jakého dosahuješ výsledku,
• zda jsi v paušálním režimu.

Konkrétní pravidla a částky se mohou měnit. Při skutečném výpočtu proto používej aktuální údaje ČSSZ, své zdravotní pojišťovny a Finanční správy. Pokud si nejsi jistý, ověř výpočet s účetním nebo daňovým poradcem.

Pro cenotvorbu si můžeš vytvořit průběžnou měsíční rezervu. Neměla by ale vzniknout odhadem bez vazby na tvoji skutečnou situaci.

Rezerva a rozvoj

Cena, která pokryje jen současné výdaje, tě může udržet v provozu. Nedává ti ale příliš prostoru pro změny, investice ani slabší období.

Podle své situace proto zvaž:

• rezervu na výpadky,
• obnovu vybavení,
• investice,
• vzdělávání,
• rozvoj nabídky,
• finanční polštář,
• zisk.

Přesná výše není pro všechny stejná. Důležité je, aby tato část nevznikala až z toho, co náhodou zůstane na konci měsíce.

Krok 2: Spočítej svoji pracovní kapacitu

Nejdřív si stanov hrubou pracovní kapacitu.

Například:

20 pracovních dní × 8 hodin = 160 pracovních hodin

To je ale jen čas, který máš teoreticky k dispozici. Teď z něj odečti vše, co nemůžeš přímo prodat zákazníkům.

Nejlepší je nevymýšlet hodnoty od stolu. Projdi si několik posledních týdnů nebo měsíců a zjisti, kolik času ti jednotlivé činnosti skutečně zabraly.

Pomoci může kalendář, evidence času, odeslané nabídky, e-maily nebo historie úkolů.

Krok 3: Odděl pracovní a fakturovatelné hodiny

Fakturovatelná kapacita je část pracovního času, kterou můžeš skutečně prodat zákazníkům.

Nezahrnuje automaticky všechno, co během podnikání děláš.

Příklad měsíční kapacity samostatné specialistky:

Člověk v tomto příkladu pořád pracuje přibližně 160 hodin měsíčně. Zákazníkům ale může vyfakturovat jen 80 hodin.

Zbylých 80 hodin není automaticky zbytečných. Bez části této práce by neměl nové klienty, připravené nabídky, vyřízenou administrativu ani fungující podnikání.

Právě proto ji musí zaplatit fakturovatelné hodiny.

Modelový výpočet hodinové sazby OSVČ v Praze

Pro názornost použijeme samostatně žijící specialistku, která bydlí v nájmu v Praze.

Částky nejsou tvrzením, kolik musí utrácet každý člověk v Praze. Jde o modelovou situaci, na které si ukážeme celý výpočet.

Částka na odvody a daň je pouze součástí modelového příkladu. Ve skutečném výpočtu musí odpovídat konkrétní situaci podnikatele.

Chybný výpočet ze 160 hodin

115 000 ÷ 160 = 718,75 Kč

Po zaokrouhlení by vyšla sazba přibližně 720 Kč za hodinu.

Pokud by ale specialistka fakturovala jen 80 hodin, přinesla by tato sazba za měsíc:

80 × 720 = 57 600 Kč

Do částky, kterou musí podnikání pokrýt, by chybělo 57 400 Kč.

Výpočet ze skutečně fakturovatelné kapacity

115 000 ÷ 80 = 1 437,50 Kč

Potřebný hodinový základ tedy vychází přibližně na:

1 450 Kč za hodinu

Při sazbě 1 450 Kč a osmdesáti skutečně prodaných hodinách by podnikání přineslo 116 000 Kč.

Rozdíl nevznikl tím, že by si specialistka najednou začala říkat nepřiměřeně mnoho. První výpočet pouze počítal s osmdesáti hodinami příjmů, které ve skutečnosti nevzniknou.

Je vypočtená sazba konečná cena pro zákazníka?

Ne automaticky.

Výsledek ukazuje tvoji vnitřní ekonomickou hranici. Říká, kolik musí v průměru přinést jedna prodaná hodina, aby podnikání pokrylo zadanou situaci.

Konečnou cenu může ovlivnit také:

• hodnota výsledku pro zákazníka,
• tvoje zkušenost a specializace,
• složitost zakázky,
• odpovědnost a riziko,
• rychlost dodání,
• postavení na trhu,
• cílový zákazník,
• způsob zabalení nabídky,
• rozsah podpory,
• licence nebo práva k výsledku.

Některou práci můžeš prodávat dráž a jinou levněji. Důležité je, aby ti celý soubor zakázek v průměru vycházel.

Hodinový základ můžeš používat interně, i když zákazníkům prodáváš:

• cenu za zakázku,
• denní sazbu,
• balíček služeb,
• měsíční spolupráci,
• pevně naceněný výsledek.

Zákazník nemusí vědět, jakou interní hodinovou hodnotu používáš. Ty ji ale potřebuješ znát, abys při nacenění nezapomněl na čas a náklady.

Co dělat, když zákazníci vypočtenou sazbu nechtějí zaplatit

Vlastní čísla nepřestanou platit jen proto, že zákazník očekává nižší cenu.

Zároveň ale nestačí říct: „Tak prostě zdraž.

Vysoký ekonomický základ může ukazovat na více různých problémů:

• oslovuješ zákazníky, pro které je nabídka příliš drahá,
• neumíš dostatečně ukázat její hodnotu,
• prodáváš příliš mnoho práce v základní ceně,
• trávíš příliš času činnostmi, které nejdou fakturovat,
• máš málo zakázek nebo velké mezery mezi nimi,
• nabídka je špatně postavená,
• některé náklady jsou příliš vysoké,
• službu dodáváš způsobem, který není ekonomicky udržitelný,
• podnikatelský model v současné podobě nevychází.

Možným řešením může být:

• změnit cílového zákazníka,
• upravit rozsah služby,
• vytvořit balíčky,
• oddělit placenou a neplacenou práci,
• zpoplatnit část přípravy,
• zvýšit fakturovatelnou kapacitu,
• omezit zbytečnou administrativu,
• změnit způsob dodání,
• posílit hodnotu nabídky,
• upravit náklady.

Výpočet ti neříká, kterou možnost máš zvolit. Ukáže ale, že současná kombinace ceny, kapacity a nákladů potřebuje změnu.

Nejčastější chyby při výpočtu hodinové sazby

Počítáš se všemi pracovními hodinami

Pracovní čas a fakturovatelný čas nejsou totéž.

Započítáš jen podnikatelské náklady

Podnikání musí přinést také peníze pro tvůj osobní život.

Zapomeneš na roční platby

Výdaj nepřestává existovat jen proto, že chodí jednou za rok.

Nezapočítáš dovolenou a nemoc

Během volna obvykle nefakturuješ, ale osobní a podnikatelské náklady pokračují.

Počítáš podle nejlepšího měsíce

Jeden mimořádně vytížený měsíc není spolehlivý základ pro celý rok.

Opíšeš sazbu konkurence

Nevíš, jaké má konkurence náklady, životní situaci, kapacitu, zkušenosti ani další zdroje příjmů.

Zaměníš sazbu za vlastní výdělek

Z fakturované částky se ještě platí provoz, povinné platby, neplacený čas a další náklady.

Považuješ výsledek za jedinou správnou cenu

Výpočet určuje ekonomický základ. Konečná prodejní cena vzniká také podle hodnoty, trhu a nabídky.

Jak často sazbu přepočítat

Hodinovou sazbu nemá smysl spočítat jednou a potom ji roky neměnit.

Přepočet udělej vždy, když se výrazně změní například:

• tvoje osobní náklady,
• provozní výdaje,
• odvody,
• pracovní doba,
• množství dovolené,
• nabídka služeb,
• způsob získávání klientů,
• vybavení,
• cílový příjem,
• množství fakturovatelné práce.

I bez velké změny je rozumné výpočet alespoň jednou za rok zkontrolovat a porovnat ho se skutečností.

Nejen s tím, kolik sis plánoval fakturovat, ale hlavně s tím:

• kolik hodin jsi opravdu prodal,
• kolik peněz přišlo,
• kolik času zabral provoz,
• na které výdaje jsi zapomněl,
• co ti po zaplacení všeho skutečně zůstalo.

Jak je to s DPH

Pokud jsi plátce DPH, pro interní ekonomický výpočet potřebuješ důsledně rozlišovat cenu bez DPH, samotnou daň a konečnou částku účtovanou zákazníkovi.

Například sazba 1 000 Kč bez DPH není totéž jako konečná částka 1 000 Kč včetně DPH.

Konkrétní způsob práce s DPH závisí také na druhu plnění, zákazníkovi a dalších okolnostech. Aktuální pravidla proto ověřuj u Finanční správy nebo s účetním či daňovým poradcem.

Musíš zákazníkům účtovat hodinovou sazbu?

Nemusíš.

Hodinová sazba může zůstat pouze tvým interním číslem.

Pomůže ti spočítat například:

• cenu zakázky,
• cenu balíčku,
• denní sazbu,
• minimální cenu menšího úkolu,
• dopad víceprací,
• ekonomiku dlouhodobé spolupráce.

Když odhaduješ, že zakázka zabere dvacet hodin, nestačí vynásobit jen čistý čas výroby. Připočítej také přípravu, komunikaci, opravy, předání a další práci, kterou daná zakázka vyvolá.

Hodinovou sazbu nestačí jen spočítat

Výpočet v tabulce ti může dát první kontrolní číslo. Běžný provoz ale postupně přidává další otázky:

• Jak do výpočtu převést roční a nepravidelné platby?
• Kolik času skutečně ztrácím v administrativě?
• Co se stane, když budu pracovat o den méně?
• Jak cenu ovlivní nové vybavení?
• Vychází mi současná sazba?
• Která služba vydělává a která jen zabírá čas?

Moje Číslo propojuje osobní a podnikatelské náklady, nepravidelné platby, pracovní kapacitu, neplacený čas a konkrétní nabídku. Výsledkem není magická cena převzatá z internetu, ale vlastní cenový základ postavený na tom, jak skutečně žiješ a podnikáš.

Jak funguje Moje Číslo